Aktenzeichen

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Was sind Aktenzeichen?

Aktenzeichen begegnen uns überall: In sämtlichen gerichtlichen und behördlichen Verfahren werden sie vergeben – Ob bei einer zivilrechtlichen Klage, beim Familiengericht, nach einem Verkehrsunfall oder im Strafverfahren bei Polizei, Staatsanwaltscharft und Gericht.

Doch wie sind sie aufgebaut? Wofür stehen die einzelnen Zahlen? Wofür stehen die Buchstaben? Wie liest man Aktenzeichen? Und warum ändern sich Aktenzeichen von Zeit zu Zeit?

Es ist im Grunde ganz einfach:

Kommt es zu einem Strafverfahren, wird dem Verfahren immer auch ein Aktenzeichen zugeordnet. Zu unterscheiden ist das Aktenzeichen der Justiz (Staatsanwaltschaft und Gericht) von den Aktenzeichen involvierter Anwälte, Behörden oder Polizeidienststellen.

Aus der Zusammensetzung der Aktenzeichen und insbesondere den Buchstaben lässt sich einiges über die Art des Strafverfahren, und an welcher „Stelle“ sich dieses gerade befindet, erfahren. Nachfolgend sind die wichtigsten Registerzeichen aufgeführt:

Aktenzeichen im Strafverfahren

Im Strafverfahren steht jeder Buchstabe bzw. jede Buchstabenkombination für verschiedene Verfahren und verschiedene Verfahrensabschnitte. Hier die wichtigsten Fälle:

CsStrafbefehle (Amtsgericht)
DsEinzelrichter-Strafsachen (Amtsgericht)
LsSchöffengerichtssachen (Amtsgericht)
GsRichterliche Anordnungen (z.B. Durchsuchungen)
JsStaatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren
UJsStaatsanwaltschaftliche Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt
KLsErstinstanzliche Verfahren vor der Großen Strafkammer (Landgericht)
KsErstinstanzliche Verfahren in Schwurgerichtssachen (Landgericht)
NsBerufungsverfahren (Landgericht)
SsRevisionsverfahren (Oberlandesgericht)
StRRevisionsverfahren (Bundesgerichtshof)
OWiBußgeldsachen (Amtsgericht)
QsBeschwerdeverfahren (Landgericht)
StVKStrafvollstreckungskammer (Landgericht)
BwRBewährungsverfahren

Die Zahlen im Aktenzeichen

Die Zahlen in justiziellen Aktenzeichen haben zweierlei Funktion. Einerseits zeigen sie das zuständige Dezernat an. Andererseits wird eine laufende Nummer vergeben sowie die Jahreszahl angehängt.

Beispiel: Bei einem Verfahren „433 Js 3345/20“ handelt es sich um das 3345. Ermittlungsverfahren-Verfahren (Js) aus dem Jahr 2020 im Dezernat 433 der Staatsanwaltschaft.

Exkurs: Aktenzeichen beim Anwalt und der Polizei

Nicht nur Gerichte sondern auch Anwälte und vor allem die Polizei vergeben (eigene) Aktenzeichen. Wie die (nach strengen Regeln) aufgebauten Aktenzeichen von Staatsanwaltschaft und Gericht folgen auch die polizeilichen und anwaltlichen Aktenzeichen formalen, wenn auch freien, Regeln.

Aktenzeichen beim Anwalt

Es bestehen keine Formvorschriften, wie ein Aktenzeichen beim Rechtsanwalt auszusehen hat. Üblicherweise wird schlicht eine laufende Nummer vergeben und die Jahreszahl angehängt. Häufig findet sich noch ein Vermerk für den Sachbearbeiter:


Beispiel: Das Az. 445/20/TK lässt auf das 445. Verfahren aus dem Jahr 2020 des Bearbeiters mit dem Kürzel „TK“ schließen. Nach diesem System werden auch unsere Aktenzeichen angelegt.

Aktenzeichen bei der Polizei

Die Polizei vergibt eigene Vorgangsnummern, die im späteren Verfahren von den Justiz-Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft und des Gerichts abelöst werden. In der Regel wird auch hier eine laufende Nummer vergeben, und das Jahr sowie das Dezernat angehängt. Hier haben sich bei den verschiedenen Polizeidienststellen der jeweiligen Bundesländer eigenen Verfahren eingebürgert.

Beispiel: Das Aktenzeichen 144 / 20 / 14320 lässt auf das 144. Verfahren aus dem Jahr 2020 in der Abteilung 14320 schließen.

Aktenzeichen erzählen eine Geschichte

Aus den Aktenzeichen lässt sich regelrecht eine Geschichte ableiten. 

Denn: Üblicherweise bauen die Gerichte „ihre Aktenzeichen“ um das der Staatsanwaltschaft herum. Die laufende Nummer bleibt gleich. Es werden lediglich die Nummern der (gerichtlichen) Abteilung und das Registerzeichen vorangestellt – jenachdem in welchem Abschnitt sich das Verfahren befindet.

Beispiele:

12 Js 1234/15: Das 1234. Ermittlungsverfahren aus dem Jahr 2015 im 12. Dezernat der Staatsanwaltschaft

520 Ds 1234/15: Anklage in obiger Sache vor dem Einzelrichter in Strafsachen in der Abteilung 520 beim Amtsgericht

14 Ns 1234/15 – 7/18 – Berufungsverfahren in obiger Sache vor dem Landgericht vor der 14. Kammer. Zusätzlich ist dem Az. zu entnehmen, dass das Berufungsverfahren im Jahr 2018 zum Landgericht gekommen ist. Denn: Oftmals vergibt das Gericht zusätzlich noch eine eigene laufende Nummer, die dann dem Aktenzeichen angehängt wird – bspw.: „520 Ds 12 Js 123/15 – 345/16“ oder „520 Ds 12 Js 123/15 (345/16)„.

Aktenzeichen einsehen und suchen

Wer Beteiligter in einem Verfahren ist, erhält, kurz nachdem er Kenntnis von dem Verfahren erlangt, auch Kenntnis über das vergebene Aktenzeichen. Dieses steht entweder auf der Anklage, dem Strafbefehl, dem Beschluss über die Hausdurchsuchung oder aber auf der Vorladung der Polizei. Auch bei der Erstattung einer Anzeige oder bei der Aufnahme eines Verkehrsunfalls erhalten die Beteiligten in der Regel (häufig auf einer Visitenkarte der Polizei) das Aktenzeichen mitgeteilt.

Das Aktenzeichen sollte stets notiert und sicher aufbewahrt werden. Ohne Aktenzeichen ist eine Auskunft zu Akten sehr erschwert.

Was aber, wenn man kein Aktenzeichen erhalten hat oder die Unterlagen verloren gegangen sind. Eine Möglichkeit besteht darin, bei Gericht, Staatsanwaltschaft oder Polizei anzurufen, und anhand der Eckdaten des Verfahrens (Beteiligte, Tatzeit, Tatort, ggf. Verhandlungstermin etc.) zu versuchen, an das Aktenzeichen zu gelangen. Häufig werden telefonisch aber keine Auskünfte erteilt. Es bleibt lediglich die Möglichkeit, schriftlich das Aktenzeichen zu erfragen. Auch hier sollten alle relevanten und bekannten Daten und ein Nachweis über die Identität beigefügt werden.

Personen, die nicht an einem Verfahren beteiligt sind, werden allerdings auch so keine Auskunft erhalten.

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Tommy Kujus
Tommy Kujus

Tommy Kujus ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Strafrecht. Er ist Gründer der Kanzlei KUJUS Strafverteidigung und als Strafverteidiger bundesweit tätig.

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